Sie ziehen die Zusammenarbeit mit einem Softwaredienstleister in Betracht oder haben sich bereits dafür entschieden? Im folgenden Artikel erklären wir, wie die Zusammenarbeit mit einem SW-Dienstleister prinzipiell abläuft, worauf Sie achten sollten und wie Sie auch bei vielen parallel laufenden Projekten den Überblick behalten.

Sie ziehen die Zusammenarbeit mit einer Softwareagentur in Betracht oder haben sich bereits dafür entschieden? Im diesem Artikel erklären wir, wie die Zusammenarbeit mit einem SW-Dienstleister prinzipiell abläuft, worauf Sie achten sollten und wie Sie auch bei vielen parallel laufenden Projekten den Überblick behalten.

Kennenlernen

Aller guter Anfang startet mit einem unverbindlichen Erstkontakt. Möglicherweise hatten Sie in der Vergangenheit bereits Kontakt mit einem Dienstleister?

Unser Tipp ist: ziehen Sie auf jeden Fall auch kleinere Partner (< 10 Mitarbeiter) in Betracht. Von diesen erhalten Sie oftmals bessere Services als von großen Agenturen, bei denen Sie nach Schema F behandelt werden.

Im optimalen Fall arbeiten Sie sogar mit mehr als nur einem Dienstleister zusammen. Wie auch beim Aktien Portfolio oder bei der Verteilung von Know-How auf ihre internen Mitarbeiter ist Diversifizierung langfristig unerlässlich.

Beratungsgespräch

Nach dem ersten positiven Eindruck findet im zweiten Schritt ein Vorgespräch statt. Hier tauschen Sie sich über den genauen Bedarf an Unterstützung aus. Zudem wird beraten, welches das passende Projektmodell für eine mögliche Zusammenarbeit ist. Unterschieden wird zwischen dem klassischen Werkvertrag mit Fixpreis, und Dienstleistungsverträgen auf Stundensatzbasis.

  • Werkverträge kommen in Frage, wenn das zu liefernde Werkstück (die Software) klar definiert werden kann und Sie aus Planungsgründen einen fixen Preis bevorzugen.
  • Dienstleistungsverträge kommen in Frage, wenn die Anforderungen nicht ganz klar sind, oder Sie auch nach Beauftragung das Projekt beeinflussen bzw. steuern möchten.

Dienstleistungs- oder Werkverträge treffen keine Auskunft darüber, wo die Leistung erbracht wird. Allerdings ist es bei Dienstleistungsverträgen etwas üblicher, dass die Leistungserbringung direkt in Ihrem Unternehmen stattfindet (z.B: Beraterverträge, flexible Projekt-Unterstützung für Ihr Team usw.). Es sind aber auch Mischformen denkbar.

Der Dienstleister muss zu diesem Zeitpunkt schon eine kleine Bedarfsanalyse durchführen. Möglicherweise werden bereits zu diesem Zeitpunkt Betriebsgeheimnisse ausgetauscht.

Unser Tipp: Ein seriöser Dienstleister sollte Sie bereits zu diesem Zeitpunkt auf den Abschluss einer Geheimhaltungserklärung hinweisen.

Anforderungsermittlung

Im nächsten Schritt werden die Projektanforderungen konkret bestimmt. Bei Werkverträgen werden alle umzusetzenden Funktionalitäten definiert. Auch bei agilen Projekten, die meist mittels Dienstleistungsverträgen durchgeführt werden, muss Konsens über die Produktvision und die Grundmenge an Anforderungen geschaffen werden. "Agil" bedeutet nicht ungeplant, sondern dass Sie während des Projekts flexibel die Anforderungen ändern können.

Der Dienstleister sollte von sich aus eine Übersicht über die benötigten Skills und Tätigkeiten erstellen. Je nach Aufwand, muss die Anforderungsermittlung extra vergütet werden. Dafür sollten Sie dann auch ein Ergebnis erhalten, das Sie auch an andere Dienstleister (zur Erstellung von Alternativangeboten) verwenden können, zum Beispiel in Form eines Lasten- bzw. Pflichtenhefts, Visionsdokuments, o.ä..

Unser Tipp: Wenn die Anforderungsermittlung bepreist wird, können Sie das Ergebnis zur Angebotserstellung durch alternative Dienstleister verwenden.

Angebot

Die Ergebnisse der Anforderungsermittlung münden dann in einem qualifizierten Angebot. Je nach Umfang der Anforderungen und Projektmodell sollte das Angebot auch Spezifikationen umfassen, z.B. in Form eines Pflichtenhefts. Achten Sie beim Angebot auf:

  • WAS: Welches "Werkstück" liefert Ihr Partner genau, welche Dienstleistungen erbringt er im Detail?
  • WANN werden welche Ergebnisse bzw. Dienstleistungen geliefert?
  • WIE: In welcher Form erfolgt die Übergabe von Programmcode, UI-Entwürfen und Dokumentation? Gibt es Adobe XD Klickprototypen für UI-Entwürfe? Folgt die Dokumentation einem branchenüblichen Standard, wie z.B. Arc42?
  • WO erfolgt die Erbringung der Leistung?
  • WIE LANGE ist das Angebot gültig? Wie lange "reserviert" der Anbieter seine Ressourcen?
  • ABNAHME: welches Mitspracherecht haben Sie bei der Abnahme der beauftragten Leistungen und aufgrund welcher Kriterien erfolgt die Abnahme? Natürlich wünschen Sie sich viel Kontrolle bei der Abnahme. Bedenken Sie aber: Abnahmeprozesse sind auch für Ihr Unternehmen aufwändig. Für formale Abnahmen sollte eine Frist definiert werden (z.B. zwei Wochen), nach deren Ablauf die gelieferten Leistungen automatisch als abgenommen gelten.
  • ZAHLUNG: Bei Werkverträgen sind Anzahlungen, Abschlagszahlungen und eine Schlusszahlung üblich. Es muss ersichtlich sein, was Sie in welcher Form für welche Zahlung erhalten.

Für externe Ressourcen (Dienstleister) gilt das selbe wie für interne Ressourcen (Ihre Mitarbeiter). Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Business auch nach Ausfall einer Ressource funktionsfähig bleibt. Gerade für größere Projekte gilt deswegen:

Unser Tipp: ein professioneller Dienstleister wird nicht versuchen sich unentbehrlich zu machen, sondern seinen Wert durch das Anbieten einer Übergabephase und Integrationsphase zu beweisen.

Beauftragung

Nach eingehender Prüfung des Angebots erfolgt dann die Beauftragung des Dienstleisters und die Zusammenarbeit kann beginnen.

Reporting

Unser Tipp: Um den Überblick über extern beauftragte Projekte zu behalten ist ein leistungsfähiges Reporting unerlässlich. Das Reporting sollte alle relevanten Informationen enthalten und einfach zu verstehen sein.

Bei Codelution verwenden wir ein Online-Kundenportal und kommunizieren regelmäßig die folgenden Informationen:

  • Was genau wurde beauftragt? In unserem Kundenportal legen wir alle Beauftragungen und Verträge ab. In der Projektübersicht können unsere Kunden alle Verträge und Unterpositionen samt Status einsehen.

  • Wie laufen die Beauftragungen? Neben regelmäßigen Gesprächen setzen wir auf monatliche Projektberichte in Form von verbindlichen schriftlichen Dokumenten. In diesen kommunizieren wir den Projektstatus. Kurz. Aussagekräftig. Ohne technische Details.

  • Wann enden die Projekte? Ein Gantt-Chart eignet sich optimal, um bei einer Vielzahl von Projekten den Überblick zu behalten (oft gibt es auch noch Abhängigkeiten zwischen den Projekten). Auch bei agilen Projekten, hilft ein Releaseplan in Form eines Ganttdiagramms ungemein.

Fazit

Ein erfolgreiches Projekt startet mit einer professionellen Projektanbahnung, bei der bestimmt wird, ob eine Zusammenarbeit für beide Seiten Sinn ergibt, eine klare Bestimmung des Status-Quo und einer möglichst exakten Festlegung des Zieles und der zu erbringenden Leistungen. Auch bei agilen Projekten sollte eine Grundmenge der anfänglichen Anforderungen klar sein. Während der Zusammenarbeit stellt ein professionelles Reporting sicher, dass Sie immer den Überblick behalten und maximale Transparenz geschaffen wird. Wenn dies alles gewährleistet wird, dann haben Sie die besten Voraussetzungen dafür, dass Ihr Projekt zu einem vollen Erfolg wird.